Ce este DIGIT-HR?
„Servicii online pentru facilitarea interacțiunii cu cetățenii județului Harghita – DIGIT-HR” – acest proiect inovator și-a propus nu doar să transforme, ci să redefinească modul în care comunitatea interacționează cu serviciile oferite de administrația locală harghiteană. Proiectul constituie o dovadă a angajamentului Consiliului Județean Harghita față de angrenarea la realitatea curentă, marcată de o continuă nevoie de digitalizare, determinată de societatea informațională.
Prin angajamentul de a dezvolta un sistem de management eficient și prin facilitarea accesului la servicii esențiale, DIGIT-HR se ridică la înălțimea nevoilor cetățenilor, oferind o platformă de servicii electronice ce pune la dispoziția locuitorilor județului Harghita o experiență simplificată și modernizată în interacțiunea cu instituția noastră.
Implementarea acestei platforme de servicii electronice reprezintă nu doar o evoluție în tehnologia utilizată de instituția noastră, ci și un pas hotărâtor către o administrare mai eficientă și transparentă. Prin intermediul DIGIT-HR, cetățenii se bucură de accesibilitate sporită la informații cruciale și la servicii diverse, simplificând astfel procesele administrative și creând un mediu mai prielnic pentru colaborarea dintre autorități și comunitate.
DIGIT-HR nu este doar un proiect, ci o punte către viitorul digital al județului Harghita, în care inovația și accesul la servicii de calitate se întâlnesc pentru a crea o comunitate mai conectată și mai eficientă.
Modernizarea proceselor administrative în județul Harghita a devenit o realitate palpabilă, marcând o tranziție importantă către eficiență și accesibilitate. Simplificarea procedurilor, adoptarea instrumentelor digitale pentru furnizarea de servicii electronice și retro-digitizarea documentelor au fost doar câteva dintre strategiile implementate cu grijă pentru a oferi cetățenilor un acces rapid la informații și pentru a reduce birocrația și informația redundantă.
Un aspect esențial al acestei transformări importante a fost investiția în dezvoltarea cunoștințelor și abilităților profesionale a unui număr de 48 de persoane din cadrul Consiliului Județean Harghita. Aceștia au fost pregătiți și instruiți în operarea și administrarea noului sistem, cu scopul de a-și eficientiza activitatea profesională și de a asigura cetățenilor județului servicii de înaltă calitate.
Procesul de formare al personalului a inclus și un modul dedicat dezvoltării durabile, promovării egalității de șanse, prevenirii discriminării și promovării egalității de gen. Această abordare holistică reflectă nu doar angajamentul pentru eficiență, ci și pentru valorile fundamentale ale unei societăți progresiste și incluzive.
Obiectivul general al proiectului
Dezvoltarea unui management performant si facilitarea accesului la serviciile oferite de Consiliul Județean Harghita, prin reducerea birocrației, creșterea eficienței, transparenței și integrității serviciilor oferite cetățenilor ca urmare a implementării unei platforme de servicii electronice pentru cetățenii județului Harghita.
Obiectivele specifice ale proiectului
Simplificarea procedurilor, introducerea de instrumente digitale pentru furnizarea de servicii electronice, retrodigitizarea documentelor, accesul rapid la informații și reducerea birocrației pentru cetățenii județului Harghita prin implementarea platformei de servicii electronice pentru cetățeni.
Dezvoltarea cunoștințelor și abilităților profesionale pentru 35 de persoane din cadrul Consiliului Județean Harghita pentru operarea si administrarea DIGIT-HR în vederea oferirii unor servicii de calitate cetățenilor județului.
Activitate 1 – Managementul de proiect
După stabilirea echipei de proiect, s-a trecut la pregătirea documentațiilor de atribuire si lansarea procedurilor conform planului de achiziții publice. S-a asigurat caracterul continuu al monitorizării proiectului prin întâlniri cu echipa de proiect, monitorizarea planului de activități, planificare lunară a activității și raportările tehnice și financiare periodice specifice.
A.2 Informarea și publicitatea proiectului
- Măsura obligatorie: Pe site-ul public al Consiliului Județean Harghita a fost afișată o descriere a proiectului
în limba română, respectiv în limba maghiară: https://judetulharghita.ro/proiectul-digit-hr/, https://hargitamegye.ro/digit-hr-projekt/
Pe pagina Facebook a instituției au fost publicate informații legate de proiect în limba română și în limba maghiară
https://www.facebook.com/judetulharghita/posts/
Pentru asigurarea publicității proiectului au fost pregătite și expuse la intrarea în sediul Consiliului Județean Harghita, afișe cu dimensiunea minimă obligatorie corespunzătoare formatului A3 în limba română, respectiv în limba maghiară, cu informații privind proiectul, în conformitate cu cerințele Manualului de identitate vizuală.
- Măsura obligatorie: Publicarea de comunicate de presă la începutul și la finalizarea proiectului:
Au fost organizate conferințe de presă: la lansarea proiectului în data de 12 iulie 2022, cu ocazia semnării contractului cu furnizorul sistemului informatic în data de 19 octombrie 2023.
Au fost publicate comunicate de presă la începutul și la finalizarea proiectului în ziarul Adevărul Harghitei, respectiv în ziarul Hargita Népe.
- Măsură obligatorie: Realizarea și expunerea a 110 afișe A3 cu informații despre proiect la sediul Consiliului Județean Harghita, a UAT-urilor din județ, la alți parteneri ai Consiliului Județean Harghita, în alte puncte cheie vizibile publicului.
foto
- Măsură obligatorie: Un eveniment de diseminare a rezultatelor obținute
În luna decembrie 2023 au avut loc evenimente de diseminare a obiectivelor, rezultatelor si beneficiilor aduse de implementarea proiectului și în special de operaționalizarea platformei de servicii electronice DIGIT-HR. În data de 14 decembrie 2023 la Homorod-Băi au fost prezentate beneficiile aduse de acest proiect reprezentanților UAT-urilor din județ de către managerul de proiect, Szőcs István. În data de 21 decembrie 2023, cu participarea a 41 de persoane a fost organizat un eveniment de disemninare al rezultatelor proiectului la sediul Bibliotecii Județean „Kájoni János”. La eveniment au fost invitați pe lăngă reprezentanții instituțiilor publice din județ și reprezentanți ai societății civile, ai societății comerciale contractantă, respectiv reprezentanți din partea mass-media. După cuvântul de deschidere al președintelui Consiliului Judțean Harghita, domnul Borboly Csaba, managerul de proiect, domnul Szőcs István, a făcut o prezentare a proiectului, iar Rácz Attila, directorul societății comerciale Magic Solutions SRL, a conturat o imagine comprehensivă asupra modului de functioare a sistemului implementat. Subiectele abordate în cadrul discuției panel au fost: – Starea actuală a digitalizării în județul Harghita; Este importantă? Sau de ce este importantă digitalizarea?; Care este viziunea pentru digitalizarea județului într-un interval de 1-5 ani / Provocări. Pentru a sublinia importanța dezvoltării durabile și promovarea egalității de șanse/gen și a nediscriminării, la eveniment a fost prezentat și mini-ghidul elaborat în cadrul proiectului.
https://hargitamegye.ro/idot-nyerhetunk-az-uj-online-felulet-hasznalataval/
https://www.hargitanepe.ro/bemutattak-a-digit-hr-projekt-megvalositasait
Pentru diseminarea rezultatelor proiectului precum si a beneficiilor si facilităților oferite prin platforma de servicii electronice DIGIT-HR, au fost realizate campanii media online, share în rețele sociale, rețele profesionale.
S-a realizat un Minighid pentru dezvoltare durabilă și egalitate de șanse, distribuit electronic și publicat pe site-ul CJ Harghita, cu informații despre legislație, sfaturi, sugestii, exemple de bune practici, alături de beneficiile rezultate în urma proiectului.
Galerie:
A3 Simplificarea procedurilor administrative si reducerea birocrației pentru cetățeni
A3.1 Actualizarea procedurilor operaționale ale Consiliului Județean Harghita
- Echipa de implementare a proiectului a identificat procesele și procedurile de lucru impactate de implementarea platformei de furnizare servicii electronice DIGIT-HR. În urma analizei proceselor a fost elaborat caietul de sarcini în vederea achiziției DIGIT-HR.
Au fost actualizate/elaborate următoarele procedure de sistem/operaționale:
- Procedura de sistem pentru gestionare şi arhivare electronică a documentelor;
- Procedură operaţională pentru gestiunea resurselor umane;
- Procedura operaţională pentru elaborarea certificatelor de urbanism;
- Procedura operațională privind emiterea autorizației de construire/demolare în cadrul Consiliului Judeţean Harghita;
- Procedura operaţională pentru emiterea autorizațiilor speciale de transport pentru circulația pe drumurile județene din județul Harghita cu depășiri de limite de greutate și/sau de gabarit;
- Procedura operațională privind elaborarea proiectelor de hotărâri si constituirea proiectului ordinii de zi;
- Procedura operaţională pentru gestionarea imobilelor/clădirilor aflate în patrimoniul judeţului Harghita;
- Procedură operaţională pentru gestionarea flotei auto aflată în patrimoniul judeţului Harghita.
A3 Simplificarea procedurilor administrative si reducerea birocrației pentru cetățeni
A3.2 Realizarea platformei de servicii electronice pentru cetățeni în cadrul Consiliului Județean Harghita – DIGIT-HR
În urma derulării procedurilor de achiziție, s-a încheiat un contract de servicii cu Magic Solution SRL, care a realizat implementarea DIGIT-HR prin parcurgerea următoarelor etape:
– Analiza de business a aplicației și proiectare/design;
– Livrare și instalare licențe;
– Configurare aplicații software, dezvoltare funcționalități de integrare între aplicațiile implementate în proiect, implementare pe infrastructura beneficiarului;
– Testarea tehnică și funcțională a sistemului integrat;
– Operaționalizarea sistemului informatic;
– Instruirea utilizatorilor.
Din punct de vedere tehnic, DIGIT-HR asigură interfața cu cetățenii județului Harghita, cât și modulele si funcționalitățile, ce permit, în back-end, configurarea facilă a serviciilor oferite cetățenilor și integrarea cu alte servicii oferite de Consiliul Județean Harghita. Accesul în sistem se face în mod securizat si din exteriorul instituției prin internet. Cetățenii pot urmări online stadiul de rezolvare al solicitărilor către instituție.
Din punct de vedere funcțional, platforma asigură un punct unic, sub forma unui portal web (front-end), prin care beneficiarii pot obține informații, depune cereri si documente de urbanism, transport, alte documente/avize/adeverințe, și pot primi răspunsuri în format electronic. Sistemul intern de gestiune (back-end) permite configurarea de fluxuri de lucru și generarea de fluxuri ad-hoc de documente pentru nevoi specifice, realizarea de formulare inteligente ce sunt publicate pentru interacțiunea cu cetățenii, specifice fiecărui serviciu oferit.
Totodată, au fost achiziționate următoarele echipamente IT: server, storage, firewall pentru rularea sistemului informatic în condiții de siguranță și disponibilitate înaltă.
A3 Simplificarea procedurilor administrative si reducerea birocrației pentru cetățeni
A3.3 Activități de retro-digitizare a documentelor din arhivă
300.000 de pagini din documentele relevante din arhiva Consiluilui Județean Harghita au fost retro-digitizate pentru consultare și recuperare în caz de distrugere. Metadescriptorii rezultați sunt exportați în modulul de management documente implementat prin proiect.
Pentru procesul de scanare au fost folosite echipamente de scanare de mare viteză care permit o captare cât mai bună a imaginilor. Pentru documentele sensibile, care nu au permis scanarea automată, au fost folosite scanere flatbed sau echipamente cu tehnologie foto non-contact, cu lumina rece în cazul documentelor sensibile, deteriorate sau cu un grad foarte mare de uzură. Pentru documentele cu format mai mare de A3 s-au folosit scanere tip plotter, care permit scanarea integrală a planului, printr-o singură trecere.
Serviciilor de retrodigitalizare au avut următoarele rezultate:
– Număr imagini scanate: 303.147 imagini,
– Număr dosare electronice: 1.984 fisere PDF scanate si indexate.
A3 Simplificarea procedurilor administrative si reducerea birocrației pentru cetățeni
A3.4 Formarea personalului CJ Harghita pentru utilizarea si administrarea DIGIT HR
În cadrul sesiunilor de formare au fost instruite 48 de persoane, salariați ai Consiliului Județean Harghita, utilizatori și administratori ai sistemului informatic DIGIT-HR. Instruirea s-a realizat în perioada 4-8 decembrie 2023 pentru administratorii sistemului, iar pentru utilizatori s-au ținut cursuri în perioada 4-8 decembrie 2023, în format fizic, în limba maghiară și în limba română. Participanții la cursuri au primit certificate de participare. Materialele didactice au fost elaborate bilingv și au fost predate Consiliului Județean Harghita.
Programul de instruire al administratorilor a fost conceput în așa fel ca aceștia să dobândească cunoștințele necesare administrării utilizatorilor și permisiunilor acestora în cadrul aplicației; a verificării realizării back-upului aplicației; a consultării jurnalelor de auditare a accesului și operațiunilor desfășurate în cadrul sistemului; administrarea parametrilor de configurare și nomenclatoarelor; dezvoltarea software pe platforma aplicativă; adăugarea/modificarea/ștergerea datelor în cadrul sistemului; gestionarea nomenclatoarelor; consultarea rapoartelor specifice; generarea de rapoarte dinamice, altele decât cele predefinite și construite de către furnizor. Instruirea utilizatorilor a avut ca scop dobândirea cunoștințelor utilizării soluției informatice; consultarea raporturilor asupra cărora au primit drept de acces din partea administratorilor de sistem, în funcție de atribuțiile și responsabilitățile alocate pentru fiecare utilizator în parte.
Sesiunile de instruire au reprezentat nu doar un moment de transfer de cunoștințe, ci și un pilon esențial în prezentarea practică și concretă a modului în care principiile fundamentale ale egalității de șanse și dezvoltării durabile au fost în mod activ integrate și aplicate în contextul proiectului.
Galerie
Rezultatele finale:
- Proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementat atins prin
Rezultat proiect 1: Platforma de servicii electronice pentru cetățenii județului Harghita DIGIT-HR realizată si funcțională;
Rezultat proiect 2: Arhiva de copii digitale ale documentelor tradiționale existente, care conferă valoare operațională în prezent, precum și integrarea în Platforma DIGIT-HR de servicii electronice pentru cetățeni.
Rezultat proiect 3: 48 de persoane din grupul țintă instruite si certificate pentru utilizarea/administrarea Platformei de servicii electronice pentru cetățeni DIGIT-HR.
Galerie
Comunicat de presă
12 iulie 2022
Implementarea proiectului ”Servicii on-line pentru facilitarea interacțiunii cu cetățenii județului Harghita DIGIT-HR”
Consiliul Județean Harghita anunță, în calitate de Beneficiar, implementarea proiectului ”Servicii on-line pentru facilitarea interacțiunii cu cetățenii județului Harghita DIGIT-HR”
Proiectul este cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capacitate Administrativă, cod SIPOCA 1236/ MySMIS2014+ 155171
Obiectivul general este dezvoltarea unui management performant și facilitarea accesului la serviciile oferite de Consiliul Județean Harghita, prin reducerea birocrației, creșterea eficienței, transparenței și integrității serviciilor oferite cetățenilor ca urmare a implementării unei platforme de servicii electronice pentru cetățenii județului Harghita.
Rezultatele așteptate:
- Proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementate
atins prin
Rezultat proiect 1: Platforma de servicii electronice pentru cetățenii județului Harghita DIGIT-HR realizată si funcțională;
Rezultat proiect 2: Arhiva de copii digitale ale documentelor tradiționale existente care prezintă valoare operațională în prezent și integrare în Platforma DIGIT-HR de servicii electronice pentru cetățeni.
- Cunoștințe si abilități ale personalului din autoritățile si instituțiile publice locale îmbunătățite, în vederea sprijinirii măsurilor/acțiunilor vizate de acest obiectiv specific,
atins prin
Rezultat proiect 3: 35 de persoane din grupul țintă instruite si certificate pentru utilizarea/administrarea Platformei de servicii electronice pentru cetățeni DIGIT-HR.
Valoarea totală a proiectului este 2.987.078 lei, din care finanțarea nerambursabilă 2.927.336,44 lei.
Data de începere a proiectului: 03.06.2022.
Data finalizării proiectului: 02.09.2023.
Pentru detalii suplimentare, datele de contact sunt: manager de proiect: Szőcs István, telefon: 0266-207700, fax: 0266-207703, e-mail: info@judetulharghita.ro
Comunicat de presă
27 decembrie 2023
Finalizarea proiectului ”Servicii on-line pentru facilitarea interacțiunii cu cetățenii județului Harghita DIGIT-HR”
Consiliul Județean Harghita anunță, în calitate de Beneficiar, finalizarea proiectului ”Servicii on-line pentru facilitarea interacțiunii cu cetățenii județului Harghita DIGIT-HR”
Proiectul s-a implementat cu cofinanțare din Fondul Social European prin Programul Operațional Capacitate Administrativă, cod SIPOCA 1236/ MySMIS2014+ 155171
Obiectivul general a fost dezvoltarea unui management performant și facilitarea accesului la serviciile oferite de Consiliul Județean Harghita, prin reducerea birocrației, creșterea eficienței, transparenței și integrității serviciilor oferite cetățenilor ca urmare a implementării unei platforme de servicii electronice pentru cetățenii județului Harghita.
Rezultatele finale:
- Proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementate
atins prin
Rezultat proiect 1: Platforma de servicii electronice pentru cetățenii județului Harghita DIGIT-HR realizată si funcțională;
Rezultat proiect 2: Arhiva de copii digitale ale documentelor tradiționale existente care prezintă valoare operațională în prezent și integrare în Platforma DIGIT-HR de servicii electronice pentru cetățeni.
- Cunoștințe si abilități ale personalului din autoritățile si instituțiile publice locale îmbunătățite, în vederea sprijinirii măsurilor/acțiunilor vizate de acest obiectiv specific,
atins prin
Rezultat proiect 3: 48 de persoane din grupul țintă instruite si certificate pentru utilizarea/administrarea Platformei de servicii electronice pentru cetățeni DIGIT-HR.
Valoarea totală a proiectului este 2.903.778 lei, din care finanțarea nerambursabilă 2.845.702,44 lei.
Data de începere a proiectului: 03.06.2022.
Data finalizării proiectului: 29.12.2023.
Pentru detalii suplimentare, datele de contact sunt: manager de proiect: Szőcs István, telefon: 0266-207700, fax: 0266-207703, e-mail: info@judetulharghita.ro
